TAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

Standard

Pengertian Total Quality Management (TQM)

Total Management System atau disingkat dengan TQM adalah suatu sistem manajemen kualitas yang berfokus pada Pelanggan (Customer focused) dengan melibatkan semua level karyawan dalam melakukan peningkatan atau perbaikan yang berkesinambungan (secara terus-menerus). Total Quality Management atau TQM ini menggunakan strategi, data dan komunikasi yang efektif untuk meng-integrasikan kedisplinan kualitas ke dalam budaya dan kegiatan-kegiatan perusahaan. Singkatnya, Total Quality Management (TQM) adalah pendekatan manajemen untuk mencapai keberhasilan jangka panjang melalui Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction).

Dalam TQM (Total Quality Management), semua anggota  organisasi atau karyawan perusahaan harus berpartisipasi aktif dalam melakukan peningkatan proses, produk, layanan serta budaya dimana mereka bekerja sehingga menghasilkan kualitas terbaik dalam Produk dan Layanan yang pada akhirnya dapat mencapai tujuan kepuasan pelanggan.

8 Elemen Pokok TQM (Total Quality Management)

Terdapat 8 Elemen Pokok dalam Sistem Manajemen TQM (Total Quality Management). Kedelapan elemen pokok tersebut diantaranya adalah :

Fokus pada Pelanggan
(Customer Focussed)

Pelanggan merupakan pihak yang menentukan apakah kualitas produk maupun jasa yang dihasilkan perusahaan tersebut memenuhi kebutuhan atau tingkatan kualitas yang diinginkannya. Apapun yang dilakukan oleh sebuah organisasi/perusahaan seperti pelatihan karyawan, perbaikan proses, penggunaan mesin canggih ataupun adopsi teknologi terbaru yang pada akhirnya Pelangganlah yang menentukan apakah upaya-upaya yang dilakukan tersebut bermanfaat atau tidak.

Keterlibatan Karyawan secara keseluruhan
(Total Employee Involvement)

Karyawan merupakan sumber daya perusahaan yang penting dalam mencapai tujuan yang direncanakannya. Oleh karena itu, keterlibatan karyawan secara keseluruhan dapat mendukung perusahaan dalam melakukan peningkatan proses dan kualitas yang berkesinambungan yang kemudian menghasilkan produk dan layanan yang terbaik untuk pelanggannya. Dalam pemberdayaan karyawan, diperlukan pelatihan dan peningkatan terhadap keterampilan karyawan dalam mengerjakan tugasnya.

Pemusatan perhatian pada Proses
(Process-centered)

Perhatian pada peningkatan proses merupakan pondasi dasar dalam sistem manajemen TQM. Proses merupakan serangkaian langkah-langkah yang dimulai dari penerimaan INPUT dari supplier (internal maupun eksternal) dan meng-transformasi-nya menjadi OUTPUT yang akan dikirimkan ke pelanggan (internal maupun Eksternal).

Sistem yang Terintegrasi
(Integrated System)

Meskipun terdapat banyak keahlian dan ruang lingkup kerja dalam suatu perusahaan yang membentuk departementalisasi secara vertikal maupun horizontal. Semuanya memerlukan suatu sistem yang terintegrasi dengan baik agar visi, misi, strategi, kebijakan, tujuan dan  sasaran perusahaan dapat dikomunikasikan dengan baik dan jelas kepada semua karyawan.

Pendekatan Strategi dan Sistematik
(Strategy and Systematic Approach)

Salah satu bagian yang penting dalam Manajemen Kualitas adalah pendekatan Strategi dan Sistematik dalam mencapai Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan. Proses tersebut biasanya disebut dengan Perencanan Strategi ataupun Manajemen Strategi yang melakukan perumusan dan perencanaan strategi dalam mengintegrasikan konsep kualitas ke dalam Strategi Perusahaan secara keseluruhan.

Peningkatan yang berkesinambungan
(Continual Improvement)

Peningkatan yang berkesinambungan mendorong perusahaan untuk melakukan analisis dan menciptakan cara-cara yang lebih bersaing dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan dan memenuhi harapan semua pihak yang berkepentingan.

Keputusan berdasarkan Fakta
(Fact-based decision making)

Untuk mengetahui sejauh mana kinerja suatu perusahaan, diperlukan data untuk mengukurnya. TQM mewajibkan perusahaan tesebut untuk mengumpulkan dan melakukan analisis data secara berkesinambungan agar keputusan ataupun kebijakan yang diambil benar-benar akurat dan tepat sasaran. Dengan adanya data, kita dapat menarik kesimpulan berdasarkan kejadian ataupun hasil sebelumnya.

Komunikasi (Communications)

Dalam operasional sehari-hari, perusahaan pasti akan mengalami perubahan baik perubahan dalam strategi, kebijakan, jadwal maupun metode pelaksanaan. Perubahan tersebut perlu dikomunikasikan dengan baik kepada semua karyawan yang bersangkutan. Komunikasi yang baik juga akan menimbulkan motivasi dan semangat kerja dalam mencapai tujuan perusahaannya.

MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI

Memahami manajemen layanan?

Dengan melakukan pengamatan proaktif pada pemberian layanan IT yang dilakukan untuk memastikan target akan menyepakati sebelumnya untuk tanggung jawab, kualitas dan ketersediaan secara konsisten dapat terpenuhi.

Kenapa sangat penting untuk perusahaan,

karena ketika suatu perusahaan mulai banyak membutuhkan IT sebagai penyedia layanan, semakin penting untuk memperhatikan tingkat kebaikan dan kualitas layanan. Jika layanan IT ingin dikelola secara efektif, harus memperhatikan langkah-langkah yang akan diterapkan untuk memastikan bahwa kinerja yang sebelumnya telah sepakat untuk di toleransi.

Bagaimana manajemen layanan dapat membantu penyedia layanan untuk memberikan dan mengelola layanannya,

·  Memastikan kinerja penyedia layanan berada dalam batas-batas yang ditentukan dan disepakati.

·    Pencegahan pelanggaran SLA/Service Level Agreement.

·    Identifikasi dan pemantuan Indikator Utama Kinerja (Key Performance Indicators or KPI)

·  Penyediaan informasi kepada fungsi desain layanan untuk memungkinkan peningkatan kualitas pelayanan.

Information Technology Infrastructure Library

Kerangka I.T.I.L

IT Infrastructure Library (ITIL) merupakan standar yang dikeluarkan pemerintah United Kingdom (UK) sebagai kerangka kerja yang diacu oleh best practice proses dan prosedur manajemen operasional. Lebih spesifik, ITIL terutama memfokuskan terhadap pendefinisian fungsi, operasional dan atribut organisasi yang diperlukan agar manajemen operasional dapat dioptimasi secara penuh ke dalam dua kategori utama pengelolaan Aktivitas TI dalam perusahaan yaitu: Service Support Management dan Service Delivery Management.

ITIL atau Information Technology Infrastructure Library adalah suatu rangkaian konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi teknologi informasi (TI). ITIL diterbitkan dalam suatu rangkaian buku yang masing-masing membahas suatu topik pengelolaan TI. Nama ITIL dan IT Infrastructure Library merupakan merek dagang terdaftar dari Office of     Government Commerce (OGC) Britania Raya. ITIL memberikan deskripsi detail tentang beberapa praktik TI penting dengan daftar cek, tugas, serta prosedur yang menyeluruh yang dapat disesuaikan dengan segala jenis organisasi TI.

Walaupun dikembangkan sejak dasawarsa 1980-an, penggunaan ITIL baru meluas pada pertengahan 1990-an dengan spesifikasi versi keduanya (ITIL v2) yang paling dikenal dengan dua set bukunya yang berhubungan dengan ITSM (IT Service Management), yaitu Service Delivery (Antar Layanan) dan Service Support (Dukungan Layanan).

Pada 30 Juni 2007, OGC menerbitkan versi ketiga ITIL (ITIL v3) yang intinya terdiri dari lima bagian dan lebih menekankan pada pengelolaan siklus hidup layanan yang disediakan oleh teknologi informasi. Kelima bagian tersebut adalah:

1.         Service Strategy

2.         Service Design

3.         Service Transition

4.         Service Operation

5.         Continual Service Improvement

Terdapat 2 komponen operasional ITIL yaitu :

1.Service Support (yaitu aktifitas yang dilaksanakan minimal setiap hari)

2.Service Delivery (yaitu aktivitas yang dilaksanakan minimal setahun/kuartal/bulanan)

Tujuan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah untuk menyediakan petunjuk untuk praktek terbaik dalam manajemen layanan teknologi informasi. Ini mencakup pilihan yang dapat diapdopsi dan diadaptasi oleh organisasi berdasarkan kebutuhan bisnisnya, keadaan, dan kedewasaan dari penyedia layanan

Model Manajemen pelayanan I.T.I.L : Gambar kegiatan utama dari tahap siklus hidup layananan.

1.     Service Strategy

2.     Service Design

3.     Service Transition

4.     Service Operation

5.     Continual Service Improvement

Gambar Diatas adalah kegiatan utama dari tahap siklus hidup layanan.

Diagram diatas menggambarkan bagaimana siklus hidup layanan dimulai dari perubahan dalam persyaratan dalam bisnis.

   

Kerangka Kerja Sistem Informasi

     Kerangka kerja ini akan memberikan gambaran area-area utama pengetahuan sistem informasi bisnis yang dibutuhkan oleh praktisi bisnis. Sebagai seorang manajer atau seorang praktisi bisnis, tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Jadi yang perlu diteknkan disini adalah; apa yang perlu diketahui agar seorang manajer dapat membantu mengelola hardware, software, data dan sumber daya jaringan bisnis dapat digunakan demi keberhasilan strategis perusahaan.

A. Konsep-konsep dasar
Konsep dasar keprilakuan, teknis, bisnis, dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan pernanan sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar berasal dari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif.

B. Teknologi Informasi
Konsep-konsep utama, pengembangan dan berbagai isu manajemen teknologi informasi, meliputi hardware, software, jaringan, manajemen sumber daya (data) dan teknologi berbasis internet.

C. Aplikasi Bisnis
Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen dan keunggulan kompetitif. Aplikasi teknologi informasi dlam bidang fungsional bisnis seperti pemasaran, produksi, dan akuntansi serta aplikasi perusahaan lintas fungsi seperti manajemen hubungan dengan pelanggan dan perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise resource planning-ERP). Aplikasi e-commerce yang kebanyakan digunakan perusahaan untuk membeli dan menjual berbagai produk di internet. Penggunaan sistem informasi dan teknologinya untuk mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis. Peran utama Sistem Informasi (aplikasi bisnis) :

1.                 Mendukung proses dan operasi bisnis, toko ritel menggunakan SI berbasis computer untuk menelusuri persediaan barang, mencatat pembelian barang, evluasi penjualan,dll.

2.                 Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya, keputusan mengenai penambahan jumlah persediaan barang, jenis investasi barang yang dibutuhkan dll.

3.                 Mendukung berbagai strategi untuk keperluan kompetitif, misalnya memberikan pelayanan yang mudah pembelian secara online, dll.

D. Proses Pengembangan
Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencankan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis. Metodologi pengembangan siklus hidup pengembangan sistem dan pendekatan prototype untuk pengembangan aplikasi bisnis, juga memahami berbagai isu bisnis yang terdapat dalam pengembangan SI.

E. Tantangan Manajemen
Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan dan global dalam bisnis. Tantangan keamanan dan berbagai isu manajemen keamanan dalam penggunaan teknologi informasi.